Privacyverklaring Soft Habit

1 Wie verantwoordelijk is

SoftHabit B.V., handelend onder de naam Soft Habit, is verantwoordelijk voor de hieronder beschreven verwerking van persoonsgegevens. Je bereikt ons via info@softhabit.com of per post op Rijnzathe 8, 3454 PV De Meern, Nederland. Website: https://softhabit.com.

KvK: 42103483. Btw-identificatienummer: NL869745955B01. Telefoon: +31 6 13416271. Sven Egbertsen is onze contactpersoon voor privacyvragen, bereikbaar via info@softhabit.com. Onze eigen webshop gebruikt WooCommerce en is bereikbaar via softhabit.com.

2 Welke gegevens wij ontvangen

Wij ontvangen gegevens die je verstrekt bij een bestelling, abonnement, retour, account, nieuwsbriefaanmelding of contact. Dit zijn naam, factuur- en afleveradres, e-mailadres, telefoonnummer indien opgegeven, bestelde producten, ordernummer, betaalstatus, abonnementskeuze en correspondentie. Bij een account verwerken wij daarnaast de benodigde inloggegevens. Voor een gewone bestelling of account vragen wij geen geboortedatum. Als een specifieke leeftijdscontrole noodzakelijk is, informeren wij je bij die controle afzonderlijk over de benodigde gegevens en het gebruik daarvan.

Bij een bestelling via een verkoopplatform ontvangen wij de gegevens die dat platform voor de uitvoering aan ons doorgeeft. Van betaaldiensten en bezorgdiensten ontvangen wij betaal- en bezorgstatussen. Bij websitegebruik kunnen technische gegevens worden verwerkt, zoals je IP-adres, browsertype, tijdstip, bezochte pagina’s en cookievoorkeuren. Welke optionele gegevens worden verzameld, hangt af van je keuzes en de ingeschakelde diensten.

De gegevens die nodig zijn om je bestelling uit te voeren worden bij het bestellen als verplicht aangegeven. Zonder deze gegevens kunnen wij de bestelling niet verwerken. Toestemming voor marketing is geen voorwaarde voor een aankoop.

3 Bestellingen en klantenservice

Wij gebruiken bestel-, contact-, betaal- en aflevergegevens om de koop en abonnementen uit te voeren, bestellingen te bezorgen, betaalmomenten te beheren en retouren, garanties en opzeggingen af te handelen. Dit gebeurt voor uitvoering van de overeenkomst. Ook een account dat je aanvraagt valt hieronder. Voor vragen vóór aankoop gebruiken wij gegevens om op jouw verzoek stappen te nemen.

Voor onze financiële administratie verwerken wij de gegevens die wij wettelijk moeten bewaren. De grondslag daarvoor is een wettelijke verplichting. Voor algemene vragen buiten een overeenkomst gebruiken wij de verstrekte gegevens vanuit ons gerechtvaardigde belang om vragen te beantwoorden en onze dienstverlening te organiseren. Daarbij wegen wij jouw privacybelang mee.

4 Veiligheid en productmeldingen

Wij kunnen noodzakelijke bestelgegevens gebruiken om je te waarschuwen voor een onveilig product of een terugroepactie. Dit doen wij om toepasselijke wettelijke verplichtingen na te komen of, waar geen specifieke verplichting geldt, vanuit ons gerechtvaardigde belang om klanten te beschermen. Deze berichten zijn geen reclame.

Wij vragen je om in gewone contactformulieren geen medische dossiers, diagnoses of medicatieoverzichten te delen. Voor een productmelding zijn een ordernummer, productnaam, batchcode en een zakelijke omschrijving meestal voldoende. Gezondheidsgegevens gebruiken wij niet voor marketing.

Als voor het behandelen van een melding toch gezondheidsgegevens nodig zijn, informeren wij je vooraf afzonderlijk over het doel, de ontvangers en de bewaartermijn. Wij verwerken die gegevens alleen met een toepasselijke wettelijke uitzondering op het verbod om gezondheidsgegevens te verwerken, bijvoorbeeld jouw uitdrukkelijke toestemming of de noodzaak voor een rechtsvordering. Alleen een koopovereenkomst of een gerechtvaardigd belang is daarvoor niet voldoende. Onnodig ontvangen gezondheidsinformatie verwijderen of anonimiseren wij.

5 Nieuwsbrieven en reclame

Wij gebruiken Klaviyo voor nieuwsbrieven, automatische e-mails en productreviews.

Wanneer je je aanmeldt voor onze nieuwsbrief, gebruiken wij je e-mailadres en eventuele opgegeven naam op basis van jouw toestemming. Je kunt die toestemming altijd intrekken via de afmeldlink in ieder bericht of via info@softhabit.com. Het intrekken verandert niets aan de rechtmatigheid van eerder gebruik.

Als wij bestaande klanten zonder afzonderlijke nieuwsbriefaanmelding benaderen, doen wij dat uitsluitend voor onze eigen soortgelijke producten, wanneer het e-mailadres bij de aankoop is verkregen en je zowel bij het verzamelen als in ieder bericht eenvoudig en kosteloos bezwaar kunt maken. Voor deze route is ons gerechtvaardigde belang het onderhouden van de klantrelatie; de wettelijke voorwaarden voor elektronische reclame blijven van toepassing. Bij bezwaar stoppen wij met dit gebruik.

Met Klaviyo kunnen wij, na toestemming waar vereist, meten of je een bericht opent en op links klikt. Die informatie gebruiken wij om de inhoud en verzending te verbeteren. Voor niet-noodzakelijke persoonlijke tracking bieden wij een afzonderlijke keuze. Verlaten-winkelwagenmails sturen wij uitsluitend als wij daarvoor geldige toestemming hebben of een daadwerkelijk toepasselijke wettelijke uitzondering geldt; alleen het invullen van een e-mailadres in een onvoltooide bestelling is geen toestemming.

6 Cookies en vergelijkbare technieken

Noodzakelijke cookies ondersteunen bijvoorbeeld het winkelmandje, een veilige sessie en het onthouden van privacykeuzes. Voor analytische cookies die geen of slechts geringe gevolgen voor je privacy hebben, kan een uitzondering op de toestemmingsplicht gelden. Andere analytische technieken en marketing- of trackingtechnieken gebruiken wij alleen na geldige toestemming.

Je kunt optionele cookies weigeren en toestemming later aanpassen of intrekken via de knop Cookie-instellingen in de voettekst van onze website. Weigeren is even eenvoudig als accepteren. Ook servertracking en Meta Conversions API respecteren jouw privacykeuze. Zonder toestemming activeren wij geen optionele analyse- of advertentietracking.

Wij gebruiken Google Analytics 4 voor websiteanalyse, Google Ads, Meta Pixel en Meta Conversions API en TikTok Pixel voor advertentiemeting, en Microsoft Clarity voor gebruiksanalyse en sessieopnames. Deze diensten gebruiken wij alleen na jouw toestemming voor het betreffende doel. De cookie-instellingen geven informatie over de actieve cookies en vergelijkbare technieken, de aanbieders, doeleinden en looptijden. Servertracking betekent dat een deel van de gegevens via onze serveromgeving aan deze diensten wordt doorgegeven.

Bij analyse kunnen IP-adres, apparaat- en browsergegevens, bezochte pagina’s, interacties en technische identificatoren worden verwerkt. Advertentiemeting kan daarnaast orderwaarde, conversietijdstip en advertentie-identificatoren gebruiken. Met afzonderlijke toestemming voor advertentiematching kunnen wij je e-mailadres of telefoonnummer, doorgaans gehasht, delen met Google, Meta of TikTok om aankopen aan advertenties te koppelen of doelgroepen samen te stellen. Hashing maakt gegevens niet anoniem. Wij gebruiken geen gezondheidsinformatie, chatinhoud of vrije formulierinhoud voor deze doeleinden. Je kunt toestemming voor matching weigeren zonder dat dit gevolgen heeft voor je aankoop.

7 Met wie wij gegevens delen

Wij verstrekken alleen gegevens die nodig zijn aan dienstverleners voor de webshop en hosting, betaalafhandeling, bezorging, administratie, klantenservice en eventueel nieuwsbrieven of metingen waarvoor een geldige grondslag bestaat. Met partijen die persoonsgegevens in onze opdracht verwerken maken wij verwerkersafspraken. Betaaldiensten, vervoerders en platforms kunnen voor hun eigen dienstverlening ook zelfstandig verantwoordelijk zijn; daarvoor gelden hun eigen privacyverklaringen.

De betrokken diensten zijn Hostinger voor hosting, LUCRATIEF voor development en websitebeheer, Mollie en de gekozen betaaldienst voor betalingen, PostNL voor bezorging, Exact en Meerdervoort voor administratie en boekhouding, Google Workspace voor e-mail en documenten, Klaviyo voor e-mailmarketing en reviews, en bol.com voor platformverkopen. WooCommerce is onze webshopsoftware; eventuele externe diensten van plugins worden afzonderlijk beoordeeld. Voor websiteanalyse en advertenties gebruiken wij de in onderdeel 6 genoemde diensten. Alleen bevoegde personen krijgen de voor hun werk benodigde toegang.

Wanneer je een productreview indient, gebruiken wij de reviewtekst, je gekozen weergavenaam en eventuele aankoopverificatie om de review via Klaviyo op de website te tonen. De publieke plaatsing gebeurt op basis van je toestemming bij het indienen; je kunt ons vragen die in te trekken. Reviewuitnodigingen en publicatiekeuzes worden vooraf duidelijk gemaakt. Deel geen gezondheidsgegevens in een openbare review.

Je kunt contact opnemen via het contactformulier, WhatsApp en onze zelfgebouwde chatbot. Wij gebruiken de verstrekte contactgegevens en berichten om je vraag te beantwoorden. Bij WhatsApp verwerkt de WhatsApp-dienst ook je telefoonnummer, accountgegevens en berichten volgens zijn eigen privacyinformatie. Onze chatbot vraagt niet naar gezondheid of medicijngebruik. Vermeld ook uit jezelf geen medische of andere gevoelige informatie. De chatbot is bedoeld voor algemene servicevragen en geeft geen persoonlijke medische beoordeling. Wij geven gesprekken niet vrij voor het trainen van algemene AI-modellen.

Wij kunnen gegevens delen met bevoegde autoriteiten wanneer dat wettelijk verplicht is, of met adviseurs wanneer dat noodzakelijk is voor het behandelen van een geschil. Wij beperken de verstrekte gegevens tot wat daarvoor nodig is.

8 Gegevens buiten de EER

Door het gebruik van internationale diensten, waaronder Google, Meta en WhatsApp, Microsoft, TikTok en Klaviyo, kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt of daar toegankelijk zijn, onder meer in de Verenigde Staten. Wij staan dergelijke doorgifte alleen toe wanneer daarvoor een geldige wettelijke grondslag voor doorgifte bestaat: een toepasselijk adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of passende waarborgen, zoals Europese standaardcontractbepalingen met aanvullende maatregelen waar nodig. Een beroep op het EU-US Data Privacy Framework geldt alleen voor een gecertificeerde ontvanger en een dienst die onder de certificering valt. Dit staat los van de toestemming die wij voor tracking of marketing vragen.

Je kunt via info@softhabit.com informatie en, waar van toepassing, een kopie van de gebruikte doorgiftewaarborgen aanvragen.

9 Hoe lang wij gegevens bewaren

Wij bewaren gegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor wij ze verwerken, tenzij een wettelijke bewaarplicht of een concreet geschil langer bewaren noodzakelijk maakt. De fiscale basisadministratie bewaren wij in beginsel zeven jaar. Een fiscale bewaarplicht betekent niet dat alle accountgegevens, marketinggegevens of correspondentie automatisch zeven jaar moeten worden bewaard.

Voor overige gegevens geldt het onderstaande bewaarbeleid. Deze termijnen gelden voor gegevens onder onze zeggenschap. Bij een eerdere verwijderaanvraag beoordelen wij of eerder verwijderen mogelijk is. Een zelfstandige betaaldienst of verkoopplatform hanteert voor zijn eigen verwerking het bewaarbeleid uit zijn eigen privacyverklaring.

Klantaccounts: tot verwijdering op verzoek of twee jaar na de laatste login of bestelling, mits geen abonnement of lopende kwestie bestaat. Vóór verwijdering wegens inactiviteit sturen wij een bericht. Operationele bestelgegevens buiten de fiscale administratie: twee jaar na afronding, tenzij noodzakelijk voor een lopende garantie, klacht of veiligheidskwestie.

Algemene klantvragen via e-mail, formulier en WhatsApp: twaalf maanden na afhandeling. Chatbotgesprekken: drie maanden na het gesprek; overgedragen klantvragen volgen de termijn van twaalf maanden. Retour- en klachtdossiers: twee jaar na definitieve afhandeling. Relevante gegevens voor een concreet geschil blijven beperkt beschikbaar zolang noodzakelijk.

Nieuwsbriefprofielen: tot afmelding of uiterlijk 24 maanden zonder aantoonbare activiteit, zoals een klik of aankoop; een gemeten opening alleen geldt niet als betrouwbare activiteit. Bewijs van toestemming: tijdens gebruik en vijf jaar daarna, beperkt tot de gegevens die nodig zijn om toestemming aan te tonen. Afmeldregistratie: minimaal noodzakelijke gegevens zolang nodig om de afmelding te respecteren, met jaarlijkse beoordeling.

Verlaten winkelwagens: dertig dagen na de laatste activiteit. Beveiligingslogs: negentig dagen; noodzakelijke incidentgegevens langer zolang onderzoek dit vereist. Back-ups: maximaal negentig dagen, waarna zij worden overschreven of verwijderd. Bij herstel voeren wij eerder ontvangen verwijderingen opnieuw door.

Voor individuele gebruikers- en gebeurtenisgegevens in GA4 hanteren wij maximaal twee maanden. Voor Clarity-sessieopnames en bijbehorende gebruikersgegevens hanteren wij maximaal dertig dagen. Eigen advertentie-eventlogs en tijdelijke bestanden voor matching bewaren wij maximaal dertig dagen; een actieve advertentiedoelgroep wordt uiterlijk na negentig dagen vernieuwd of verwijderd. Cookiekeuzes bewaren wij maximaal zes maanden voordat wij opnieuw om een keuze vragen. Een kortere technische cookielooptijd blijft van toepassing. Productreviews tonen wij maximaal vijf jaar na plaatsing, of korter op verzoek of wanneer de productpagina vervalt. Beperkt bewijs van toestemming valt onder de hierboven genoemde termijn. Advertentieplatforms kunnen voor hun eigen, afzonderlijk beschreven verwerkingen andere bewaartermijnen hanteren.

Na een afmelding stoppen wij met nieuwsbrieven. Een beperkte afmeldregistratie kan nodig blijven om je afmelding te respecteren. Gegevens die nodig zijn voor een concreet geschil bewaren wij zolang dat geschil en de relevante juridische termijnen dat rechtvaardigen. Daarna verwijderen of anonimiseren wij de gegevens.

10 Beveiliging en geautomatiseerde beslissingen

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang en ongeoorloofd gebruik. Toegang wordt beperkt tot personen die de gegevens nodig hebben voor hun werkzaamheden. Wij beoordelen de beveiliging van de diensten die wij gebruiken.

Soft Habit neemt geen uitsluitend geautomatiseerde beslissingen die juridische of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen voor je hebben. Een gekozen betaaldienst, zoals Klarna, kan voor zijn eigen dienstverlening wel een krediet- of fraudebeoordeling uitvoeren; daarvoor geldt de informatie van die dienst. Eventuele marketingpersonalisatie heeft geen dergelijke aanzienlijke gevolgen.

11 Jouw rechten

Je kunt ons vragen om inzage in jouw persoonsgegevens, correctie van onjuiste gegevens, verwijdering of beperking van het gebruik. In de gevallen waarin dat recht geldt, kun je vragen om gegevensoverdracht. Je kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang. Tegen gebruik voor direct marketing kun je altijd bezwaar maken; dat gebruik stoppen wij dan.

Wanneer wij gegevens op basis van toestemming verwerken, kun je die toestemming op ieder moment intrekken. Niet ieder verzoek kan volledig worden uitgevoerd, bijvoorbeeld wanneer wij bepaalde factuurgegevens wettelijk moeten bewaren. In dat geval leggen wij uit waarom.

Stuur je verzoek naar info@softhabit.com. Wij reageren in beginsel binnen één maand. Als een verzoek ingewikkeld is of er veel verzoeken zijn, kan die termijn met maximaal twee maanden worden verlengd. Wij laten dit binnen de eerste maand weten en leggen de reden uit.

Wij kunnen aanvullende informatie vragen om je identiteit te controleren wanneer dat nodig is. Stuur niet uit jezelf een volledige kopie van je identiteitsbewijs. Wij kiezen een manier van controleren die past bij het verzoek en zo min mogelijk extra gegevens vraagt.

12 Vragen en klachten

Heb je vragen over deze verklaring of over hoe wij met persoonsgegevens omgaan? Neem contact op via info@softhabit.com. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl. Je hoeft daarvoor niet eerst bij ons te klagen.

13 Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze werkwijze of de regels veranderen. De actuele versie staat op softhabit.com en bevat een versiedatum. Bij belangrijke veranderingen informeren wij je op een passende manier. Voor nieuw gebruik waarvoor toestemming nodig is, vragen wij die toestemming afzonderlijk.

Neem contact op via service@softhabit.nl